De acordo com o Instituto de Planejamento de Projetos (PMI), no Brasil, o controle de custos pode ser entendido como o “processo de monitoramento do status de um projeto usado para a atualização do orçamento e a promoção de alterações na base de custos”. Ficou confuso? Calma, vem com a gente que vamos te explicar o que isso significa e muito mais em relação a este assunto tão importante para sua saúde financeira.

Na verdade, em bom português, o controle de custos e despesas nada mais é que um gerenciamento onde você consegue acompanhar os gastos de um determinado projeto baseado no orçamento proposto e nas eventuais alterações quando as despesas são maiores que o esperado.

Sabemos que quando as finanças de uma pessoa não vão bem, toda a sua vida acaba sendo afetada, inclusive ela sofre efeitos psicológicos por esses acontecimentos. Para evitar que a situação chegue a esse ponto, é preciso gerir bem os recursos de acordo com os gastos que possui. É como se todos fossemos uma pequena empresa, só que nossos negócios são nossas contas e para não haver prejuízos é preciso organização.

Já que utilizamos o exemplo digamos que a partir de agora você seja uma micro-empresa. Todo negócio exige uma boa prática de gestão pode começar pelo controle dos custos e despesas do negócio. É por isso, que neste texto vamos te explicar qual a maior importância desse controle para sua saúde e de sua empresa e, além de te ajudar a se organizar para colocá-lo em prática.

Controle De Custos x Despesas

Antes de ensinar a fazer esse controle, é importante entender a diferença entre custos e despesas para que o números tenham sentido para você e te ajudem a tomar as decisões financeiras mais adequadas de acordo com a sua realidade.

A diferença básica entre esses dois termos é a seguinte: o controle de custo se relaciona diretamente com os produtos ou serviços da empresa, como: compra de matéria prima para fabricação dos produtos vendidos, salários de quem se envolve na produção e gastos com a logística.

Já o controle de despesas está muito relacionado com a manutenção da atividade da empresa, por exemplo: gastos com marketing e publicidade, assinatura de periódicos para a empresa e o café que é servido no escritório de vendas. Sabendo separar essas duas definições, fica mais fácil realizar a revisão com critérios objetivos e melhores resultados.

Como Fazer o Controle

Para o controle de custos e despesas da forma mais básica, você pode adotar uma planilha simples, seja no Excel, no Google Drive ou em qualquer programa que facilite o registro de atividades para a revisão periódica dos dados. Esse registro deve ser detalhado, organizado, e alimentado diariamente, por isso, separamos alguns passos práticos para começar a fazer agora:

1 – Coloque o Saldo Inicial

Quanto você tem disponível no início do período que você deseja realizar esse controle? É com esse valor que você iniciará o seu controle financeiro. Dessa forma, você já terá facilitado a visualização de variação de capital na empresa durante o período em destaque, seja de um mês, ou até mesmo um ano.

É importante nesse momento colocar somente o que você possui realmente, as receitas “a receber” ou qualquer outra previsão de entrada não devem ser colocadas nessa parte. Mas calma, separe um local para anotá-las que mais tarde você precisará colocar este valor também na planilha.

2 – Entradas

Toda entrada de capital, mesmo as pequenas, devem ser registradas nessa planilha. Por isso, separe um espaço para inserir novas informações durante todo aquele período. Você deve descrever a data de recebimento, a origem de cada receita e registrar qual foi a forma de pagamento (dinheiro, cheque pré-datado, depósito ou cartão de crédito) bem como o valor de cada entrada.

3 – Saídas

Assim como todo dinheiro que você receber, qualquer valor que você tenha como gasto também devem ser colocados na planilha. Para começar, anote os custos fixos que você possui e que não se alteram. Já os custos variáveis, têm uma relação proporcional ao volume de mercadoria produzida, como a matéria prima, lembrando que os custos são referentes aos produtos e serviços da empresa.

Ou seja, você já pode perceber que as despesas são divididas em fixas e variáveis. Uma despesa fixa administrativa é aquela que não varia de acordo com as vendas e distribuição, como o IPTU. Enquanto as despesas variáveis são influenciadas pela quantidade de vendas, um exemplo clássico é a comissão do vendedor.

Qual a Importância do Controle de Custos e Despesas

Quando você faz o controle corretamente alimentando a planilha e inserindo todos os valores, você tem acesso a informações importantíssimas no final do determinado período em que fez as anotações, como o saldo operacional e o saldo final.

O saldo operacional corresponde à quantidade de dinheiro que entrou durante um período estipulado (ano, mês, semana ou dia) e é obtido através do saldo entre gastos, entradas e saídas da empresa durante o tempo estipulado. Já o saldo final é a soma do saldo inicial com o operacional. Esse valor define quanto de receita foi acrescido a um negócio, ou caso feche em margem negativa, quanto será reduzido do saldo inicial.
Esse controle é fundamental para o acompanhamento do crescimento da sua empresa, pois através dos relatórios e informações dos períodos, você tem mais facilidade na hora de tomar decisões.

Sem esse processo funcionando corretamente, fica bem mais difícil saber se é hora de abrir uma filial ou cortar gastos administrativos, se é possível aumentar a equipe de vendas ou se o fluxo de caixa atual está conseguindo suprir todas as necessidades da empresa, além de gerar um histórico econômico do estabelecimento.

Por isso, vale a pena investir um pouco de tempo para inserir essas informações e melhorar o controle financeiro do seu empreendimento. Confira também o nosso texto: 5 empreendedores famosos que sentiram o sabor do fracasso.

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