Ser produtivo é algo bastante benéfico, tanto para questões pessoais, como também para o lado profissional. Por isso, esse é um tema recorrente em diversos meios e muito debatido. Alguma vez você já sentiu como se o dia não fosse longo o suficiente para realizar todas as tarefas planejadas? Talvez o problema não seja a duração do seu dia, mas sim a falta de produtividade.
Toda vez que o assunto é colocado em pauta, as pessoas se questionam como ser mais produtivas no dia a dia. Não é uma jornada simples e, nessa caminhada, encontramos uma série de obstáculos.
Fizemos uma lista para que podem ajudar a você a identificar maneiras se fazer mais coisas ao longo do dia. Mas, antes de falarmos sobre esses inimigos que afetam a nossa produtividade, precisamos entender mais sobre ela. Acompanhe!
O que é produtividade?
De forma resumida, é a nossa capacidade de executar uma quantidade de tarefas com o mínimo de recursos. Sendo assim, a produtividade está relacionada a organização do trabalho e gestão de tempo, resultando em otimização das tarefas.
É um conceito presente na vida de inúmeras pessoas e bem visto no setor profissional. Com ela conseguimos encontrar um equilíbrio entre a quantidade e qualidade. Basicamente, isso quer dizer que é possível realizar o seu trabalho com excelência sem horas extras ao longo do dia.
Diferença entre trabalhar muito e ser produtivo
Algumas pessoas relacionam a produtividade com trabalhar em excesso, ou seja, estar sempre ocupado e cheio de tarefas. A verdade é que uma coisa não tem nada a ver com a outra. Sabe aquele colega de trabalho que está sempre ocupado e executando uma porção de tarefas ao mesmo tempo? Essa rotina exaustante é o completo oposto em ser produtivo.
É como se viver atolado em atividades pessoais e profissionais fosse um sinônimo para ser alguém importante. Esse excesso de trabalho está bem longe da produtividade. Em muitos casos, estar sempre ocupado remete a uma realidade oposta, onde fazemos pouco e damos prioridade a tarefas menos importantes.
Ser produtivo não significa que você precisa entregar inúmeras tarefas por dia, mas sim saber priorizar algumas coisas. Ainda haverá conclusão de atividades, no entanto, o processo será menos exaustivo. E vamos ser sinceros. Você consegue dar o seu melhor em todas as dezenas de tarefas que executa por dia? Ou se sai melhor quando realiza seu trabalho com calma e de forma organizada? Acho que a resposta é bem clara.
Os principais inimigos da produtividade
Sabe aquele dia em que a gente senta na frente do computador e não consegue fazer nada? Paramos inúmeras vezes para olhar uma notificação nova no celular, ler e-mails e até mesmo jogar algo. Fazemos de um tudo, menos trabalhar.
É possível que você tenha identificado essa situação como um claro momento de procrastinação. Muitos de nós passamos por isso em alguma hora, para alguns até de forma recorrente. Não é por menos, afinal essas pequenas distrações podem durar horas, criando o hábito de adiar as atividades de rotina.
Porém, há muitos outros obstáculos que impedem de sermos mais produtivos, seja em questões profissionais ou na rotina de casa. Veja a seguir os 7 maiores inimigos da produtividade.
1- Falta de planejamento
Algumas pessoas executam tarefas sem qualquer tipo de planejamento. Isso não só afeta a produtividade de forma negativa, como é considerado um hábito ruim. O motivo é que a falta de planejamento pode resultar no acúmulo de atividades, tornando o trabalho exaustivo. Claro, também irá afetar o seu rendimento e a qualidade dos resultados.
Organizar as tarefas é uma forma de ter uma rotina mais equilibrada e saudável. Além de ser trazer maior produtividade ao seu dia a dia, também te deixará alinhado com a prioridade e prazos. Por sorte, esse é um inimigo bem fácil de vencer. Basta planejar suas atividades no dia anterior. Pode ser em uma planilha no excel, em um planner ou onde você preferir.
Sendo assim, crie o hábito de listar todas as tarefas por ordem de prioridade antes de encerrar o dia. Você iniciará as atividades focado, sem desperdiçar tempo buscando o que deve ou não ser feito primeiro.
2- Excesso de perfeccionismo
Todo mundo quer entregar uma tarefa bem feita e alcançar os melhores resultados, isso é fato. Mas o perfeccionismo em doses excessivas pode ser nocivo para a produtividade. Em geral, as ideias levam um tempo para amadurecerem. Aliás, esse é um dos motivos que nos fazem travar quando vamos iniciar alguma atividade, sobretudo aquelas fora da zona de conforto.
Por mais que àquele insight pareça perfeito, ele pode ser desenvolvido e tornar-se ainda melhor. No entanto, o aperfeiçoamento de uma ideia leva tempo e é preciso entender isso. Evite querer tudo para hoje e dê um tempo para que as ideias possam amadurecer. O trabalho irá fluir de forma mais leve quando você se preocupar menos em encontrar a perfeição para ele. Talvez até seja surpreendido com os resultados.
3- Ser multitarefas
A Universidade de Stanford concluiu em uma pesquisa que o perfil multitarefas apresenta baixa produtividade. Isso comparado àqueles que fazem uma atividade por vez. O motivo é bastante simples. Ao executar duas tarefas “ao mesmo tempo” nosso cérebro irá focar-se apenas em uma delas. Então, quer dizer que uma será entregue com maestria, enquanto a outra não.
Embora esse perfil seja amplamente cobrado no meio corporativo, é sempre bom ponderar até onde conseguimos dar conta. Quando precisar executar duas tarefas, lembre-se de se planejar. Assim, você dará foco para aquela que possui mais urgência primeiro, por exemplo.
4- Não saber dizer não
Aqui temos um inimigo da produtividade que anda lado a lado com o perfil multitarefas. O acúmulo de trabalho por si só é algo negativo, pois significa que você terá de dar conta de tudo ao mesmo tempo. E ele se torna ainda pior quando não sabemos recusar tarefas.
Para algumas pessoas, se negar a fazer uma tarefa pode soar para os outros como algo negativo. Sendo assim, aceitam sem ponderar quando são solicitados para uma nova atividade. Esse trabalho extra é feito sem nenhum tipo de planejamento, na maioria das vezes em conjunto a muitos outros já iniciados.
No fim, você os executa sem muito foco e até mesmo correndo para conseguir entregar tudo no prazo. Não é preciso dizer muito para entender o quanto isso é ruim.
5- Responder e-mails a qualquer momento
Já imaginou quanto tempo perdemos ao parar a cada 5 minutos para olhar a caixa de entrada e responder um e-mail? Pode não parecer, mas a caixa de e-mail é uma interrupção recorrente e demanda controle.
Para não atrapalhar a sua produtividade, o ideal é ter período determinados para checar e responder e-mails. Até porque, se você parar tudo a cada vez que chegar um novo e-mail, não conseguirá focar em nenhuma atividade de fato.
As próprias contas possuem recursos que podem te ajudar a evitar essa distração. É possível definir alertas em casos de urgência ou para contatos específicos. Você também pode programar respostas automáticas informando quando ficará disponível.
6- Celular sempre por perto
Os smartphones são disparados os maiores vilões da produtividade. Afinal, alguns só faltam servir café para serem completos. Embora seja uma ferramenta que quebra um galho para uma porção de coisas, consegue facilmente atrapalhar outras.
Quando estamos focados em algo, o celular é a principal ferramenta de distração e perda de produtividade. Basta chegar uma nova notificação que você, por hábito, para o que está fazendo para ver o que é. E isso acontece uma série de vezes ao longo do dia.
Pode ser que você nem sinta, mas instantaneamente perderá o foco. Dificilmente você não sentirá uma coceirinha para responder aquela mensagem no WhatsApp ou ver um novo seguidor no Instagram. O melhor a fazer nestes casos é manter o celular bem longe enquanto estiver executando uma tarefa. Em alguns caso, vale a pena até mesmo desligá-lo por um tempo.
7- Adiar tarefas difíceis
Atire a primeira pedra quem nunca deixou por último uma tarefa complicada entre uma mar de atividades fáceis. É sempre bom sair da zona de conforto e encarar novos desafios. Mas, nós temos tendência em recusá-los por uma série de motivos, sobretudo insegurança. No entanto, chega uma hora que não dá para escapar e o que fazemos? Adiamos a tarefa inicialmente, dando prioridade às que somos habituados.
Acontece que o cérebro tem uma carga de energia limitada, que é consumida conforme o utilizamos. Então, se você costuma deixar para fazer depois as atividades complicadas, pode não conseguir executá-las. Com a carga completa o cérebro é mais produtivo. É por isso que algumas pessoas encaram primeiro os desafios, para depois dedicar-se às tarefas “mamão com açúcar”.
Técnica Pomodoro
Esta técnica criada na década de 1980 é uma das mais conhecidas quando o assunto é produtividade. Desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro é famosa por ajudar, de maneira prática, a aumentar a produtividade. Em resumo, ela é baseada em uma gestão de tempo eficiente e foco.
O tempo é dividido em blocos de 25 minutos, onde você deve dar foco total à sua lista de tarefas. Para isso, claro, você deverá listar as atividades previamente e cronometrar o tempo. Depois, é só dedicar-se pelos próximos 25 minutos no que precisa fazer. Ao final do tempo, anote o andamento do trabalho em sua lista e faça uma pausa de 5 minutos. Durante esse intervalo você não pode fazer nada relacionado a tarefa.
E a cada 4 blocos de 25 minutos você poderá fazer um intervalo maior, entre 15 e 30 minutos. As pausas entre cada período dão um respiro ao cérebro. Por isso, ao retornar você estará mais disposto, ágil e terá facilidade para se concentrar.
Os blocos de 25 minutos são uma sugestão de tempo conforme a técnica original. No entanto, nada te impede de encontrar seu próprio ritmo e aperfeiçoar a técnica. Aplicar a técnica pomodoro em sua vida e evitar todos os 7 inimigos que te apresentamos aqui será um grande passo para ser mais produtivo.