Guía de Prácticas Éticas Empresariales para Proveedores

Fecha de Entrada en Vigor: 13 de marzo de 2025

Unum requiere que todas las entidades que nos proporcionan bienes o servicios, incluyendo vendedores, proveedores de servicios y contratistas (en adelante, “Proveedores”), operen con la máxima integridad y adhieran a principios éticos sólidos. Este documento, la Guía de Prácticas Éticas Empresariales para Proveedores (“Guía”), articula los estándares mínimos que Unum espera. Está diseñado para funcionar en conjunto con las propias directrices operativas del Proveedor, las obligaciones legales y los acuerdos contractuales con Unum.

  1. Cumplimiento Legal (Enfoque en Colombia)

Los Proveedores deben respetar y cumplir rigurosamente todas las leyes, normas y mandatos regulatorios relevantes aplicables a sus operaciones, independientemente de su ubicación. Esto incluye, pero no se limita a:

  • Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013: Para los Proveedores que manejan datos personales, es obligatorio el estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y disposiciones complementarias de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  • Código Sustantivo del Trabajo: Cumplimiento de toda la legislación laboral aplicable, incluyendo el Código Sustantivo del Trabajo, leyes de seguridad social, leyes de salud ocupacional y regulaciones conexas.
  • Legislación en materia de Competencia: Adhesión a las leyes colombianas de defensa de la competencia para garantizar prácticas de mercado justas.
  • Ley 1778 de 2016 (Anticorrupción): Cumplimiento de la Ley 1778 de 2016 y otras leyes anticorrupción relevantes.
  1. Compromiso con los Derechos Humanos y Laborales

Unum defiende los derechos humanos y el trato equitativo. Esperamos que nuestros Proveedores compartan esta dedicación. Los Proveedores deben implementar y mantener políticas y procedimientos que demuestren un compromiso con la salvaguardia de los derechos humanos para todas las personas dentro de su fuerza laboral y a lo largo de sus redes de suministro. Los principios esenciales incluyen:

  • Trabajo Voluntario: Los Proveedores tienen estrictamente prohibido utilizar o beneficiarse de cualquier forma de trabajo forzoso, involuntario u obligatorio, incluida la esclavitud y la trata de personas. Es obligatorio el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones destinadas a erradicar estas prácticas.
  • Remuneración Justa y Condiciones de Trabajo: Los Proveedores proporcionarán a los empleados una remuneración, beneficios y horarios de trabajo que cumplan o superen todos los requisitos legales y las mejores prácticas de la industria en Colombia.
  • Ambiente de Trabajo Respetuoso: Los Proveedores deben fomentar un ambiente de trabajo libre de acoso, discriminación ilegal (incluida la discriminación por motivos de raza, religión, género, discapacidad, orientación sexual, identidad de género, entre otros) y cualquier forma de maltrato. Las prácticas de empleo deben ser equitativas, basadas en las cualificaciones y el desempeño.
  • Condiciones de Trabajo Seguras y Saludables: Los Proveedores deben establecer y mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable, cumpliendo con todas las leyes y regulaciones relevantes de salud ocupacional en Colombia.
  1. Mantenimiento de Estándares Éticos

Unum insiste en que sus Proveedores mantengan el más alto nivel de conducta ética en todos los aspectos de sus tratos comerciales. Esto implica:

  • Integridad Empresarial: Los Proveedores deben abstenerse de cualquier forma de práctica corrupta, incluidos el soborno, la extorsión, el peculado o los pagos de facilitación. Es esencial el estricto cumplimiento de todas las leyes anticorrupción y contra el lavado de dinero en Colombia.
  • Protección de la Propiedad Intelectual: Los Proveedores deben respetar y salvaguardar los derechos de propiedad intelectual de Unum, así como los de terceros. Esto incluye marcas comerciales, derechos de autor, patentes, modelos de utilidad y secretos comerciales. El uso de la marca o las marcas comerciales de Unum está estrictamente prohibido sin el consentimiento explícito por escrito.
  • Protección y Seguridad de Datos (Énfasis en la Ley 1581 de 2012): Los Proveedores que manejan datos personales o información de propiedad de Unum deben cumplir con la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario, las disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y todas las demás leyes y regulaciones pertinentes de protección y seguridad de datos en Colombia. Los Proveedores deben implementar medidas de seguridad robustas para prevenir el acceso, uso o divulgación no autorizados de dicha información.
    • Registros Contables Precisos: Los Proveedores deben mantener libros y registros contables precisos y transparentes para todas las actividades y transacciones comerciales.
  • Regalos y Atenciones: Los Proveedores deben evitar ofrecer regalos, atenciones u otros beneficios que pudieran crear o parecer crear una influencia indebida en las relaciones comerciales. Cualquier interacción con el personal de Unum debe ajustarse a las políticas de Unum con respecto a los regalos y las atenciones.
  • Declaración de Conflictos de Interés: Los Proveedores deben revelar cualquier posible conflicto de interés, incluidas las conexiones familiares o personales cercanas con los empleados o directores de Unum que pudieran afectar o parecer afectar las decisiones comerciales.
  1. Responsabilidad Ambiental

Unum está dedicado a la sostenibilidad ambiental y espera que sus Proveedores demuestren un compromiso similar. Se espera que los Proveedores gestionen sus operaciones de una manera ambientalmente responsable mediante:

  • La evaluación y minimización del impacto ambiental de sus actividades, de acuerdo con las leyes y regulaciones ambientales colombianas.
  • El cumplimiento de todas las leyes y regulaciones ambientales nacionales, regionales y locales relevantes en Colombia.
  • La promoción de prácticas que salvaguarden el medio ambiente y apoyen la salud y la seguridad.
  1. Información Confidencial

Los Proveedores tienen el deber de proteger la información confidencial de Unum. La “Información Confidencial” abarca cualquier dato no público perteneciente a Unum que pudiera ser explotado por los competidores o causar perjuicio a Unum o a sus usuarios si se revelara. Los Proveedores no deben divulgar ni distribuir la información confidencial de Unum a menos que Unum lo autorice explícitamente por escrito o estén legalmente obligados a hacerlo. La información confidencial debe utilizarse únicamente con el propósito de cumplir con las obligaciones acordadas con Unum. Las obligaciones de confidencialidad específicas pueden detallarse en los acuerdos con Unum.

  1. Comunicación de Incumplimientos

Unum insta a los Proveedores a informar de cualquier consulta, inquietud o sospecha de incumplimiento de esta Guía o de cualquier conducta empresarial no ética. Los Proveedores deben comunicar estos asuntos a su contacto designado de Unum o a través de [email protected]. Unum se compromete a investigar todos los informes y a tomar las medidas adecuadas, con protección para aquellos que informan de buena fe (denunciantes).

  1. Verificación y Cumplimiento

Unum se reserva el derecho a verificar el cumplimiento de esta Guía por parte del Proveedor. El incumplimiento puede dar lugar a la suspensión o terminación de la relación comercial con Unum. Esta Guía puede actualizarse periódicamente, y Unum comunicará las revisiones según sea necesario.

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