A produtividade pode ser exaustiva para muitas pessoas. Por esse motivo, algumas delas entram em tensão somente pelo fato de saber que há muito trabalho a ser feito durante o dia.

No entanto, o método GTD e as lições de produtividade ensinadas por essa abordagem podem ser alternativas muito eficientes para lidar com esse problema.

A fim de auxiliar aqueles que desejam conduzir sua rotina diária sem estresse, o texto a seguir explica o que é o método GTD e como ele pode ajudar a aumentar a produtividade.

O que é o método GTD?

O método GTD (Getting Things Done) se configura como uma metodologia que tem por objetivo possibilitar o aumento da produtividade de trabalho com menos esforços. Esse sistema foi desenvolvido pelo consultor norte-americano David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer”. Nessa obra, ele reúne aprendizados e técnicas que ajudam a aumentar a eficiência no trabalho de modo menos exaustivo.

Método GTD: ideia de mind like water

O método GTD parte de uma concepção de que a produtividade está atrelada à capacidade de relaxamento no momento do trabalho. Esse pensamento, conhecido como mind like water (mente clara como água), é originário das artes marciais e busca transmitir a ideia de “manter tudo sobre controle”.

Desse modo, segundo o método GTD, por mais que apareçam situações imprevistas no decorrer do trabalho, é possível se reorganizar e retornar à normalidade. A relação com a água é explicada pelo fato de a água nem sempre estar calma. Entretanto, independente do que aconteça, ela sempre volta ao seu estado normal de calmaria.

Princípios do método GTD: cinco lições de produtividade

O método GTD é baseado em cinco ensinamentos. Essas recomendações visam colaborar para o aumento de produtividade e, ao mesmo tempo, manter a tranquilidade no momento do trabalho. São elas:

  • Armazenamento;
  • Esclarecimento;
  • Organização;
  • Revisão;
  • Engajamento.

Essas cinco etapas, se colocadas em prática, permitem que o trabalho seja conduzido e concluído sem esgotamento. Os tópicos abaixo explicam bem como cada uma delas pode ser colocada em prática.

Armazenamento

O armazenamento é uma etapa fundamental da produtividade. Ela consiste em pensar e reunir todas as tarefas que precisam ser executadas no dia e anotá-las em um caderno ou aplicativo usado para registros. Essa etapa é realizada com a finalidade de evitar consultas desnecessárias para lembrar o que precisa ser feito. Isso ajuda a aliviar a sensação de que a meta diária não seja cumprida. Afinal, quando se tem várias atividades para serem realizadas durante um prazo de 24 horas é normal que surja a ansiedade e o receio de não cumprir todas as tarefas.

Esclarecimento

Depois do armazenamento e anotações de todas as tarefas a serem cumpridas, é necessário analisar as prioridades do dia. Nesse sentido, é recomendado fazer os trabalhos mais curtos, que demoram menos tempos para serem realizados. Os processos mais complexos, por outro lado, podem ser divididos em tarefas menores. Outra dica para esse tipo de trabalho é observar o tempo que é necessário para ser feito e separar horários para executá-lo.

Organização

A organização é uma das etapas mais importantes da produtividade. Não é à toa que pessoas mais organizadas apresentam melhores resultados quando se trata de produção. No entanto, como se planejar?

A primeira dica é separar cada atividade de acordo com o projeto adequado. Por exemplo, se o trabalho consiste em produzir conteúdos para diferentes empresas, é sugerido fazer as tarefas de cada empresa por vez.

Fazendo isso, é possível apresentar maior rendimento e evitar distrações relacionadas aos temas ou tipos de atividades, episódios que afetam diretamente na produtividade. Além disso, a organização permite certificar qual tipo de trabalho pode ser realizado em um determinado período e qual deles pode ser delegado a outra pessoa ou mesmo cancelado.

Revisão

A revisão também é fundamental para o andamento das tarefas, bem como para eficácia dos trabalhos. Nesse processo, é aconselhada a avaliação de tudo o que foi feito, dos projetos e compromissos a serem cumpridos. Caso algo não esteja rendendo o suficiente, propõe-se uma reavaliação da tarefa, assim como da importância dela para o projeto. Se essa incumbência, porém, for fundamental para o planejamento, deve-se pensar uma nova forma de fazê-la.

Engajamento

Para que a produtividade seja alta, é necessário que haja engajamento. Por esse motivo, o executor da tarefa precisa ter em mente que aquela tarefa é a prioridade do momento. Dessa maneira, é importante que não haja interrupções ou distrações que tirem o foco da atividade. Se tudo ocorrer desse modo, a concentração torna-se muito mais fácil. É importante destacar que sobre a necessidade de se empregar a energia da forma mais eficiente no momento da execução da tarefa. Com isso, as chances de sucesso da atividade são muito maiores.

Aplicativos que ajudam a potencializar o método GTD

Os aplicativos para aparelhos móveis se apresentam como excelentes ferramentas que ajudam a potencializar o método GTD e aumentar a produtividade. Alguns deles são:

  • Trello: esse software é ideal para criar listas para organizar o trabalho e separar as tarefas a serem feitas durante o dia;
  • Todoist: esse aplicativo também é uma boa opção para o gerenciamento de atividades;
  • SimpleMind: essa plataforma é recomendada para criação de mapas mentais, que podem ser usados na fase do esclarecimento para estruturação de ideias;
  • Google Keep: essa ferramenta permite a anotação de tarefas e criação de listas. Para usá-lo, é necessário uma conta no Google e acesso ao Google Drive.

Por que usar o método GTD e aumentar a produtividade?

Um dia com 24 horas pode parecer insuficiente para executar todas as tarefas exigidas. Por isso, a maioria das pessoas apresenta sinais de ansiedade e acaba desenvolvendo problemas de saúde. Com o método GTD, porém, é possível aumentar a produtividade e, mesmo assim, manter a calma no momento da realização dos trabalhos.

Vamos experimentar?

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